Ontwikkeling van bestuur èn organisatie
In de vorige raadsperiode zijn een visiedocument en een plan van aanpak vastgesteld voor de doorontwikkeling van het gemeentebestuur in Dalfsen. Inwonerbetrokkenheid (zie ook hierna) en versterking van de debatcultuur zijn daarin belangrijke ambities. Raad en college in nieuwe samenstelling hebben het traject Goed Goan sindsdien vormgegeven. Aan het einde van 2023 zijn we zover om besluiten te nemen over een nieuw vergadermodel dat aan die ambities een invulling geeft. We steken minder tijd in beeldvorming in de vergadering en geven meer ruimte voor inbreng van inwoners en voor onderling debat. Daarmee hopen we de aansluiting te houden (en te verstevigen) met de samenleving. Veranderen doen we zoals we dat in Dalfsen gewend zijn: door onszelf te blijven en stapsgewijs te leren van onze ervaringen.
De veranderende samenleving heeft ook zijn invloed op de gemeentelijke organisatie. Ten behoeve van de doorontwikkeling van de organisatie is in 2023 concrete invulling gegeven aan het project 'Samen Verder Reizen'. In 2024 gaan we verder met het uitwerken van de voorstellen die hiervoor ingediend zijn en verwachten dat vanaf medio 2024 de eerste effecten zichtbaar zullen zijn.
Inwonerbetrokkenheid: sterk in verbinding met inwoners en inwoners onderling
Leefbaarheid in onze dorpen en kernen is belangrijk. We willen dat inwoners goed kunnen leven in onze gemeente. We vinden het belangrijk om te weten wat inwoners van ons verwachten, daarom willen we benaderbaar en toegankelijk zijn. We betrekken inwoners actief bij onze vraagstukken. Om dit samenspel soepel te laten verlopen, willen we met elkaar in gesprek komen, zijn en blijven. Het inwonerbetrokkenheidsbeleid 'Met Elkaar' biedt handvatten voor hoe we hier met elkaar mee aan de slag gaan. We focussen ons op het samenspel tussen inwoners, organisaties, ondernemers en andere belangrijke stakeholders. We geven inwoners een stem en stimuleren inwonersinitiatieven aangezien er veel goede ideeën leven. De gebiedswethouders, gebiedsverbinders en ruimtecoaches spelen daarin een belangrijke rol.
Steeds vaker ontwikkelen we samen met onze inwoners en ondernemers beleid. Ook stimuleren we betrokkenheid bij projecten. In de uitvoering van beleid en projecten kiezen we bewust welke vormen van interactie en participatie daarbij passen, en zijn we duidelijk en helder in onze communicatie. Goed participeren is een expertise, vraagt om inzicht, kennis en kunde om zo op passende wijze bij diverse vraagstukken de juiste brug te kunnen slaan. Een juiste aanpak is van groot belang. Het bouwen en behouden van onderlinge verbondenheid vereist wel voldoende ambtelijke capaciteit met de juiste faciliteiten.
Toegankelijk, herkenbaar en begrijpelijk communiceren
Een communicatieve organisatie is een organisatie waar medewerkers in verschillende omstandigheden klantgericht en omgevingsbewust zijn en verbinding maken met stakeholders: inwoners, instellingen, organisaties en samenwerkingspartners om zo hun wensen en behoeften centraal zetten. Het coalitiedocument benoemt het belang van de inwoner centraal. Als gemeente willen we toegankelijker en begrijpelijker communiceren naar en met inwoners. Daarom zetten we in op begrijpelijke taal (B1 niveau) De overgrote meerderheid van de bevolking begrijpt teksten op taalniveau B1. Ook mensen die geen (hoge) opleiding hebben gehad. Een tekst op B1-niveau bestaat uit makkelijke woorden die bijna iedereen kent en gebruikt. Naast teksten hebben we ook aandacht voor het gebruik van beelden. Ook een duidelijke huisstijl, lettertype en kleurgebruik zorgen ervoor dat onze communicatie goed te begrijpen is. Onze dienstverlening wordt steeds verder gedigitaliseerd, dat vraagt om een doorontwikkeling van de huisstijl. Essentieel is dat de boodschap toegankelijk is en voldoet aan de eisen die daaraan worden gesteld.
Strategische samenwerking: sterk in verbinding met de regio
Complexe vraagstukken en regionale opgaven vragen om intensieve samenwerking met medeoverheden, buurgemeenten, ondernemers en maatschappelijke organisaties. We positioneren Dalfsen met onze focus op fijn samen leven, samen wonen en samen werken in een groene leefomgeving door de kwaliteiten van Dalfsen te koesteren en te benutten. Vanuit deze positionering kijken we naar de grote hoeveelheid opgaven, maken we keuzes voor coalitievorming in regionaal verband en nemen we voor ons cruciale onderwerpen vaker de regie. Dat betekent meer agenderend en zichtbaar zijn, met meer aandacht voor gerichte lobby naar Den Haag en Brussel. Naast het continueren van de samenwerking in Regio Zwolle zoeken we door de gestarte deelname aan P10 de samenwerking met middelgrote gemeenten breder in het land op.
Hybride werken
Met de komst van het hybride (plaats- en tijdonafhankelijk) werken en de ontwikkelingen rondom participeren, interactie met inwoners en de gedachte: “Daar werken waar het werk is”, merken we ook dat de eisen aan de functionaliteiten van het gemeentehuis veranderen. We willen een hedendaags, meer open, kantoor- en inrichtingsconcept zodat het gebouw en haar functie en uitstraling als ‘huis van de gemeente’ beter benut wordt.
In het laatste kwartaal van 2023 zijn twee concrete uitwerkingen ingediend waarmee aan bovenstaande eisen wordt voldaan. Begin 2024 wordt een besluit genomen wordt over de herinrichting van het gemeentehuis.
Digitale dienstverlening
We zijn volop bezig om onze digitale dienstverlening richting inwoners en bedrijven te verbeteren. Hiervoor zijn diverse vraagstukken en projecten gebundeld in de Digitaliseringsagenda, zoals het uitbreiden en verbeteren van onze digitale producten, het opzetten van een persoonlijke internetpagina waar inwoners hun gegevens en aanvragen kunnen inzien en volgen, het verbeteren van het zaakgericht werken en het verbeteren van ons ICT-contractmanagement.
Van datagedreven initiatieven en datagedreven denken maken we de stap naar datagedreven werken.
Het programma Datagedreven Werken ondersteunt medewerkers en de organisatie bij het gebruik van data in de uitvoering van processen en bij het maken van beleid. Onze intentie is om situatiespecifieke te handelen en maatwerk te verrijken en daarmee de impact van onze dienstverlening en projecten te vergroten.
Digitalisering
Voortgaande digitaliseringsontwikkelingen kunnen leiden tot extra benodigd budget. De omvang is vooralsnog niet te kwantificeren. Zodra er meer inzicht is volgen voorstellen die aan de raad worden voorgelegd. Hierbij moet gedacht worden aan onderwerpen als housing en hosting en doorontwikkeling van het werkplekbeheer. Deze ontwikkelingen worden samen met de partners van Shared Service Centrum Ons vormgegeven.
Optimalisatie Planning & Control cyclus
In 2023 zijn we gestart met de optimalisatie van de P&C cyclus. Hierin gaan we in 2024 mee door. De complexiteit en de onvoorspelbaarheid van de omgeving vraagt ook om wendbaarheid in uitvoering. Concreet betekent dit een beweging van verantwoorden naar sturen. Zero based begroten, digitaliseren en het heroverwegen van de programmastructuur zijn hier onderdeel van.
Arbeidsmarktontwikkelingen
Ook Dalfsen heeft te maken met de krapte op de arbeidsmarkt, die voor een deel structureel is vanwege verschil in vraag en aanbod op (werk)inhoud. Medewerkers boeien en binden doen we door het bieden van een prettig werkklimaat en arbeidsvoorwaarden die passen bij de functie.
Helaas blijkt het niet in alle gevallen mogelijk om vrijvallende functies op korte termijn in te vullen met nieuwe collega's of via externe inhuur. De gemeente loopt hierdoor het risico op onderbezetting en daarmee het maken van niet wenselijke keuzes met betrekking tot de dienstverlening aan haar inwoners en bedrijven.